Medan, POL | Pelaksana tugas (Plt) Wali Kota Medan Ir H Akhyar Nasution MSi membuka Workshop Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) Tahun 2020 di Hotel Aryaduta, Jalan Kapten Maulana Lubis Medan, Rabu (19/2/2020). Workshop ini diikuti sejumlah lembaga dan dinas kearsipan daerah dari kabupaten/kota di Sumut termasuk Kota Medan.
Pembukaan workshop yang digelar Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) ini disaksikan Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem kearsipan ANRI Drs Imam Gunarto dan Kepala Pusat Sistem & Jaringan Informasi Kearsipan Nasional ANRI Dra Desi Pratiwi. Tujuannya untuk mensosialisasikan, menyamakan persepsi dan memberikan pemahaman kepada lembaga kearsipan dalam menata, mengelola dan menyimpan arsip dari konvesional menjadi digital.
Didampingi Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan Maya Fitriani dan Kadis Kominfo Zain Noval, Akhyar mengungkapkan pentingnya pemahaman pengelolaan arsip berbasis digital. Hal ini apalagi bertujuan untuk mengefisiensi tempat dan waktu pengelolaan yang dapat diminimalisir.
“Tentu kami menyambut baik workshop ini. Apalagi di era digital yang menuntut kita untuk bisa berinovasi dan bertransformasi khususnya dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat. Sebab, tidak jarang keberadaan penyimpanan dan pengelolaan arsip yang dilakukan konvensional, menjadikan pelayanan sedikit terhambat karena harus mencari data lewat berkas secara manual,” kata Akhyar.
Namun di samping itu, Akhyar juga mengaku bahwa meskipun arsip dikelola dan disimpan secara digital, namun tidak jarang pemerintah juga masih membutuhkan berkas asli dalam mendukung kelancaran tugas. Maka dari itu, keberadaan arsip-arsip tertentu tidak bisa dihindari untuk tetap disimpan secara konvensional.
“Inovasi yang dilakukan juga harus dikuti dengan regulasi yang sesuai,sehingga ke depan dapat terawasi dengan baik. Kami berharap, sistem ini semakin membantu kita dalam bertugas dan segala arsip khususnya arsip Pemko Medan dapat tersusun, tersimpan dan terjaga dengan rapi dan baik,” harapnya.
Sebelumnya, Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem kearsipan ANRI Drs Imam Gunarto mengungkapkan workshop SIKN dan JIKN ini bertujuan untuk memberikan pemahaman agar seluruh arsip pemerintah di tingkat provinsi dan kabupaten/kota dapat diinput serta tersimpan baik dalam sistem jaringan yang disediakan ANRI.
“Lewat sistem SIKN dan JIKN pemerintah provinsi dan kabupaten/kota dapat menginput arsipnya. Ini juga untuk memberikan akses kepada masyarakat untuk mengetahui data-data yang diperlukan. Sebagai contoh, jika arsip sejarah tentang Kota Medan disimpan secara digital dan diakses siapapun dan dimanapun bisa jadi akan menarik perhatiannya untuk ingin mengetahui lebih jauh tentang Kota Medan. Secara otomatis semakin banyak yang datang ke mari dan berdampak pada sektor pariwisata dan ekonomi di sini,” jelas Imam.
Untuk itu, selanjutnya Imam berpesan dan berharap kepada lembaga kearsipan daerah agar menjalankan program tertib dan sadar arsip. “Arsip yang disimpan secara digital bertujuan untuk mengantisipasi kehilangan data karena sesuatu hal misalnya terjadi bencana. Untuk itu, mari kita sadar dan tertib arsip untuk satu data yang lebih baik,” pesannya dalam workshop yang akan berlangsung selama dua hari mulai 19- 20 Februari mendatang. (POL/W)
